업무 효율성 200% 향상시키는 구분기호 활용 커뮤니케이션 전략

  현대 사회에는 정보가 홍수처럼 쏟아지고 있습니다. 하루에도 수백, 수천의 메시지, 보고서, 이메일이 오가는 조직 환경에서 명확하고 효과적인 커뮤니케이션은 선택이 아니라 필수입니다. ChatGPT를 활용해 오면서 점점 좋은 답변을 원하고 있습니다. 가끔 이상한 이야기를 하거나, 다른 대화 내용을 기억하고 있다가 답을 주는 경우들도 있습니다. 그럼에도 대화를 하면서 구분기호를 활용하게 되면 좀 더 체계적이고 정확한 답변을 얻을 수 있게 됩니다. '---'로 큰 주제를 나누고, '###'으로 소제목을 만들며, '1, 2'로 단계를 표시하고, '///'로 시각자료와 설명을 분리하며, '**.......**'로 중요한 내용을 강조하는 방식입니다. 이러한 구분기호의 필요성이 AI에만 해당될까요? 사람과 사람사이의 소통에서도, 조직 내 커뮤니케이션 과정에서도 동일하게 적용되고 있습니다. 명확한 구조와 일관된 형식은 메시지의 전달력을 높이고, 오해를 줄이며, 업무의 효율성을 향상합니다. 

 

  조직 커뮤니케이션으로 바라본 ChatGPT의 구분기호

  생성형 Ai 관련 글을 써오면서 과연 이것이 Ai에게만 필요한 것인가라는 의문이 들었습니다. 조직 내에서 효과적인 커뮤니케이션을 위해 사용하는 구분기호는 없는지 말입니다. 

 

  1. 큰 주제를 구분하는 기호(---)

  조직의 회의나 보고서에서 주요 안건들을 명확히 분리하는 것이 중요합니다. 예를 들면, 월간 보고서의 매출 현황, 마케팅 성과, 향 후 계획 같은 것들입니다. 금융기관으로 보면 여신현황, 수신현황, 수익성, 유동성 같은 것들을 독립된 섹션으로 구분하여 보고 하게 되면 이것을 보는 의사결정자들이 체계적으로 이해하는데 도움이 됩니다. 만일 이것을 아무런 구분 없이 뒤죽박죽으로 올리게 되면 어떨까요? 의사결정자들은 혼란을 겪고, 그것을 이해하는데 만도 많은 시간이 걸릴 것입니다. 생성형 Ai도 마찬가지라는 것입니다. 구분기호를 표시해 주면서 각각의 내용들을 좀 더 쉽게 이해하고 정확하게 이해하고 답변을 하기 위해 노력하게 됩니다.

 

  2. 소제목을 활용하는 구분기호(###)

  조직 내 보고서를 살펴보면 어떻게 되어 있나요? 매출현황에서도 세부 항목들을 명확하게 표시하고 있을 것입니다. 마찬가지로 금융에서도 어떤 여신인지를 표시하고 있습니다. 이렇게 표시하는 이유가 뭔가요? 정보의 접근성이 크게 향상하게 됩니다. 생성형 Ai도 마찬가지입니다. '###' 기호를 사용해 줌으로써 이 소제목은 어떤 것인가를 ChatGPT에게 알려주는 것입니다. 예를 들면 크게 나누는 것이 ### 역할, ### 목적, ### 상황..... 이렇게 작성해 줌으로써 파트너가 원하는 것이 무엇인지가 명확해집니다.

 

  3. 단계적 지시 구분기호(1, 2, 3...)

  조직에서 리더가 업무지시나 프로세스를 설명하면서 순서를 명확하지 않고 이리저리 왔다 갔다 하면 어떻게 될까요? 구성원들은 "도대체 어떻게 일하라고 하는 거야.", "도대체 원하는 게 뭐야."라며 볼멘소리를 할 것입니다. ChatGPT도 직접적으로 우리에게 항의하는 것은 아니지만 소소하게 반항을 하게 됩니다. 그것이 답변의 결과로 표시하는 것입니다. 단계적으로 1단계는 무엇이고, 2단계는 어떻고, 3단계는 어떻게 해 달라는 방식으로 명시를 해주면 실행력이 훨씬 높아지게 됩니다.

 

  4. 자료와 설명의 분리 구부기호(///)

  제일 쓰지 않는 구분기호인 것 같습니다. 조직에서 보고를 하면서 차트를 활용하거나 다른 시각자료 및 해석을 명확히 구분해 주는 것처럼 ChatGPT도 그렇게 해달라는 것입니다. 객관적 사실과 주관적 해석을 분리하여 더욱 설득력 있는 커뮤니케이션이 가능해집니다. ChatGPT를 사용하고 있는 이유가 뭔가요? 소통을 잘해서 나에게 맞춤형 답변을 듣고자 하는 것입니다. 따라서 그만큼 우리도 노력해야 한다는 것입니다.

 

  5. 핵심 내용 강조 구분기호(**, **)

  위에 정리한 내용들 중에서 어쩌면 가장 강력한 구분기호입니다. 어떤 내용에 대해 **친근하고 따뜻한 어조**라고 작성을 하게 되면 ChatGPT는 이 부분을 거의 잊어버리지 않습니다. 조직에서 강조를 하면서 어떻게 하나요? 두 번, 세 번 반복해서 지시를 하는 것과 같습니다. 중요한 메시지나 결정사항, 데드라인, 꼭 해야 할 일 등을 강조하여 누락이나 오해를 방지하는 것입니다. 

 

  구조화된 커뮤니케이션은 조직에서만 필요한 것이 아닙니다. ChatGPT와 대화를 나누면서도 필요한 스킬입니다. 조직에서 이런 구조화된 것을 활용하는 이유가 뭘까요? 정보 전달의 정확성과 효율성을 높이기 위함입니다. ChatGPT도 명확한 구분, 체계적인 분류, 단계적 접근, 자료와 해석의 분리, 핵심 내용의 강조와 같은 다섯 가지 원칙을 통해 정확하고 효율성을 높이기 위함입니다. 결국 좋은 커뮤니케이션의 핵심은 바로 '구조화'에 있습니다. AI든, 사람이든 명확하고 체계적인 구조를 가진 메시지를 원하고 있습니다. 이런 구조화된 메시지는 강력한 영향력을 행사하게 됩니다.

 

  https://bit.ly/HappyGrowth

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