생성형 AI 활용가이드: 문서요약 및 톤 앤 매너

  사실 우리는 디지털 혁신의 시대를 살아가고 있습니다. 생성형 AI가 업무 방식으로 근본적으로 바꾸고 있기 때문입니다. ChatGPT, Claude와 같은 AI 도구들이 이제는 일상에서 없어서는 안 될 존재가 되어 가고 있습니다. 단순히 AI를 사용하는 것이 아니라 '어떻게 제대로 활용할 것인가'가 핵심과제가 되어 가고 있습니다. 많은 기업과 개인이 생성형 AI의 잠재력을 인식하고 실무에 적용하려고 하고 있습니다. 하지만 막상 실무에 적용할 때는 어디서부터 시작해야 할지 막막함을 느끼곤 합니다. 문서작성부터 마케팅, 고객 서비스까지 AI가 지원할 수 있는 영역은 광범위해지고 있습니다. 각 분야별로 최적화된 활용법을 알아야 진정한 효과를 얻을 수 있습니다. 생성형 AI 활용가이들에 대해 며칠 연재를 할까 합니다. 실무에서 사용할 수 있는 생성형 AI 활용법을 구체적으로 살펴보고자 합니다. 다만 제가 말씀드리는 것도 기본적인 것에 불과합니다. 생성형 AI를 자주 활용하면서 기업에 맞게 응용할 수 있어야 합니다. 그렇게 되면 여러분의 업무 효율성을 한 단계 끌어올릴 수 있는 실용적인 가이드를 만들 수 있습니다. 

 

  문서 작성과 보고서 작성의 변화

  생성형 AI의 가장 직접적인 활용은 아마도 많은 조직에서 업무를 사용하는 문서 작성일 것입니다. 리더가 긴 보고서를 주거나, 어느 곳에서 리서치를 하라고 요청하면 때론 막막할 때가 많습니다. 문서를 보면서 복잡한 데이터라도 있으면 그것을 이해하기 위해 시간을 또 허비하게 됩니다. 자연히 야근으로 이어지는 일들이 많습니다. 하지만 생성형 AI를 활용하게 되면 일을 단축할 수 있습니다. 다만 자신의 커리어를 위해서는 분명히 보고서 문서를 만드는데 그치지 않고 자신의 것으로 소화하려는 노력도 함께 해야 합니다. 

 

  문서 요약에 효과적인 프롬프트

다음 보고서를 3가지 핵심 포인트로 요약해주세요.  각 포인트는  1) 현재 상황 분석  2) 주요 이슈  3) 실행 가능한 해결방안  순서로 정리해주시고, 경영진이 5분 안에 이해할 수 있도록 간결하게 작성해주세요.

 

  경영진에게 보고하는 문서가 아니고 자신이 내용을 이해하기 쉽게 하려면 어떻게 하면 될까요? 가장 좋은 방법은 '초등학생도 이해하기 쉽게 작성해 줘'라고 하면 됩니다. 간혹 정말 초등학생에게 설명하는 톤으로 주기도 하지만 그래도 이해하는 데는 최고입니다. 그럴 때는 대상을 넣어주면 해결이 되기도 합니다. 다양한 글쓰기를 지원하기도 합니다. 생성형 AI의 특성을 활용하면, 동일한 내용이라도 목적과 대상에 맞게 톤 앤 매너를 조절할 수 있습니다. 공식적인 업무보고서부터 친근한 사내 공지까지, AI는 상황에 맞는 적절한 언어 표현으로 자연스럽게 개선을 해 줍니다. 

 

  톤 앤 매너 조절 프롬프트

위 내용을 다음 3가지 버전으로 각각 작성해주세요: 1) 임원진 대상 공식 보고서 형태 (전문적, 간결) 2) 팀 내부 공유용 (친근하지만 정확한 정보 전달) 3) 고객 대상 안내문 (이해하기 쉽고 신뢰감 있는 톤)

 

  유튜브를 보다가 팀이 알아야 할 정보를 보게 되면 1시간, 2시간을 듣고서 메모를 했어야 합니다. 하지만 이제는 유튜브를 보면서 동시에 내용을 요약하거나 유튜브 스크립트를 만들어 주는 AI를 활용하여 ChatGPT, Claude, Gemini를 이용하여 보고서를 만들 수 있습니다. 그 보고서 내용을 임원진에게, 팀 내부 공유용으로, 고객 대상 안내문으로 요청하게 되면 각각의 상황에 맞추어 작성을 해 줍니다. 유료로 사용하는 경우 보고서도 멋진 보고서들을 척척 만들어 내고 있습니다. 기본 LLM 모델로 자료를 리서치 또는 정리하고 특화된 AI 에이전트를 활용하여 요약 및 보고서, 발표자료까지 활용범위를 넓혀야 합니다. 인간에게 최대한 도움을 줄 수 있게 AI를 활용해야 합니다. 

 

  생성형 AI는 이제 선택이 아니라 필수라고 매번 강조하고 있습니다. 어떻게 전략적으로 개인과 조직에서 활용하는가가 이제 경쟁력이 되어가고 있습니다. 단순한 문서 작성 하나만 보아도 AI를 통해 시간을 단축하고 상황별로 맞춤화된 결과물을 만들어 내고 있습니다. 중요한 것은 AI는 만능도구라고 생각하면 안 된다는 것입니다. AI가 생성한 내용을 자신의 것으로 만드는 노력이 쌓여야 한다는 것입니다. 이를 통해 상황에 맞게 응용할 수 있는 능력이 반드시 필요합니다. 강력한 파트너인 AI이지만, 최종적인 판단과 창의적 사고는 여전히 인간의 몫입니다. 앞으로 연재할 내용들이 많이 있습니다. 그럼에도 중요한 핵심은 동일합니다. 기본기를 익히고, 자신의 업무 환경에 맞게 창의적으로 응용하는 것입니다. 이것이 생성형 AI시대에 진정한 경쟁력을 갖추는 길이 됩니다. 

 

  https://bit.ly/HappyGrowth

백근시대

지금은 백근시대