내실 있는 준비로 성공적인 행사 만들기

  어떤 행사를 진행하면서 외적인 요소에 신경을 많이 쓴다. 기업이 하는 비즈니스 행사는 분명 그렇게 하는 게 맞다. 하지만 특정 단체 안에서 하는 행사를 화려하게 하는 것은 취지를 잘 파악해야 한다. 화려한 장식, 조명, 화려한 프로그램, 고급스러운 음식이 있으면 정말 좋은 것은 맞다. 그러나 그렇게 하기 위해서는 많은 비용이 수반된다. 어떤 곳에서는 멋진 텔레비전을 비치하고 행사에 대한 영상을 송출했다더라. 어떤 곳은 또 어떻게 했다고 하더라 하기 시작하면 진행하는 행사는 계속 초라해질 뿐이다. 처음 취지에 맞게 행사가 진행이 되고, 그것에 최선을 다하는 것이 오히려 좋다는 생각이다. 창피하다는 것은 누가 창피한 것인가? 이끌어 가는 사람들이 외부 사람들에게 보이는 것이 창피한 것이다. 누구도 그것을 창피하게 생각하지 않을지도 모르지만 맘속에 있는 자신의 모습이 초라해 보이기에 그렇게 생각하는 것이다.

 

  단체행사에서 주목을 받기에 그럴 수 있음을 이해하면서도 처음 취지는 최대한 간소하게 하기로 한 취지에서 점점 타인의 시선에 얽매이기 시작하면 점점 더 잘해야 하는 것이 된다. 행사의 본질은 보여주는 것이 아니다. 사람들과 소통의 자리를 마련하는 것이다. 외적 요소에 집착하기보다 행사에 참석하는 사람들의 불편함을 없는지, 행사의 목적을 달성하기 위해 어떻게 할 지에 대한 초점이 맞추어지는 것이 보다 바람직하다는 생각을 해본다. 큰 행사는 큰 행사에 걸맞게 화려하게 하고 작은 행사는 작은 행사에 맞게 소소하게 하는 것도 있다고 보지만 생각의 차이는 어쩔 수 없다. 행사를 화려하게, 멋지게 하는 것을 비난하는 것은 아니다. 그저 생각의 차이가 있음을 말하고자 하는 것이다. 

 

  행사 목적이 명확하고 그 목적을 달성하기 위한 준비가 충실하다면 오히려 더 깊은 인상을 받게 된다. 외부에서 오는 손님이 중요한 것이 아니라, 함께 하고 있는 이들과의 소통과 단합이 중요하다는 생각을 해본다. 참석하는 이들이 단순한 구경꾼이 아니라 직접 참여하게 하고, 서로 소통할 수 있은 프로그램이 만들어져 있다면 그들의 만족감을 높이는 데 중점을 두는 것이 더 좋다는 생각이다. 화려하지 않아도 내실 있게 준비하고, 진정성을 가지고 움직이며, 적극적인 소통과 참여가 만들어진다면 그 보다 더한 행사는 없을 것이다. 

내실 있는 준비로 성공적인 행사 만들기

 

  진정성 있는 행사로 감동주기

  단체행사를 성공적으로 치르기 위해서는 겉모습보다는 내실 있는 준비와 진정성이 중요하다. 이는 행사의 깊이를 더하게 되고, 참가자들이 진정으로 공감하고 감동할 수 있는 경험을 제공하는 요소이다. 따라서 목적이 명확해야 한다. 외부에 보여주는 것인지, 내부의 참가자를 대상으로 하는 것인지를 바라보는 것이다. 행사를 준비하면서 초기에 이런 목적은 명확히 정해진다. 하지만 점점 행사일이 다가오게 되면 사람의 마음은 움직이기 시작한다. 화려하고, 좋은 것들을 보고 오면 더 그렇게 보인다. 그러면서 '체면'이라는 것에 힘들어하게 된다. 물론 나도 '체면'을 중시한다. "내가 돈이 없지 가오가 없나?"라는 것처럼 자신의 체면을 생각하는 사람이다. 그래서 이렇게 쓰는 것도 어쩌면 힘들기는 하다. 중요한 것이 체면이기 때문이다. 하지만 이런 글을 쓰는 이유는 내가 가진 '체면'이라는 것을 즉, 나를 드러내고 타인에게 비난받기 싫은 모습을 버렸으면 하는 마음에 글을 적고 있다. 처음 시작부터 일관된 메시지를 가지고 진행하는 것이 중요하다. 물론 중간에 변경되는 것들은 분명 많이 있지만 그것이 드러내는 것과 타인에게 보이는 것에 중점이 되면 안 된다는 것을 말하고 싶은 것이다.

 

  다음으로 진정성이 있으면 된다. 행사에서 가장 중요한 것 중에 하나이다. 주최 측의 진정성은 그 어떤 화려함 보다도 많은 기억과 깊은 인상을 주어 신뢰성을 높인다. 관광버스를 타고 많은 이들이 여행하는 것들이 있다. 그런 경우를 보면 봉지에 비싼 것들을 넣지 않는다. 작은 것들을 자주 준다. 이유는 간단하다. "이것도 먹을 것이라고 주냐"라고 생각한다면 그것을 담지 못한다. 하지만 그것을 자주 주면 "이렇게 많이 준비했어"라고 한다. 그렇다고 그것이 아주 형편없는 것은 아니다. 그것을 담아 준비하고 나누어 주는 그 과정을 그들은 보기 때문이다. 봉지에 따로 넣어 각각 나누어 주는 그 진정성과 정성을 보기에 그들은 만족한다. 내실 있는 행사를 위해 철저한 준비가 성공으로 이끈다. 세부 계획들을 점검하고, 리허설을 하며, 유연하게 대처하는 능력을 발휘하는 것들이 중요하다.

 

  여기에 더해 참가자들을 위해 준비하는 것이다. 참가자들이 편안하고 즐겁게 참여할 수 있는 방법으로 찾고 세심한 배려를 하는 것이 중요하다. 편의시설 안내는 어떻게 할 것인지, 행사장 안내는 어떻게 할 것인지, 휴식공간, 기타 다양한 이동 경로는 어떻게 표시해 혼란이 생기지 않게 할지에 대한 고민이 중요하다고 본다. 그것이 행사를 성공리에 마칠 수 있는 것이 된다. 참가자들은 관람하는 것이 아니라 참여를 통해 한마음이 되도록 하여 행사의 질을 높이는 것이 필요하다는 생각을 해본다. 명확한 목적, 진정성, 참가자들을 위한 배려가 보여주기 위한 화려함 보다 더 깊은 인상을 주는 행사가 될 것이란 생각을 해본다.

 

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 단체행사는 외적 화려함을 뽐내는 자리가 아니다. 외부 인사들에게 보이는 자리도 아니다. 그것은 비즈니스 행사에서 보이는 것들이라고 생각한다.(단순히 내 생각이다.) 사람들과 진정한 소통이 되고, 깊은 인상을 주는 것들이 오히려 더 중요하다고 생각한다. 종종 행사를 준비하면서 외부에서 오는 사람들로 인해 행사의 방향이 다르게 진행되는 경향들이 있다. 진정한 성공은 내실 있는 준비와 진정성에 있다. 내실 있는 준비와 진정성은 행사의 본질을 강화하게 한다. 명확한 목표 설정과 일관된 메시지 전달, 철저한 준비와 참가자 중심의 배려는 참가자들이 행사에 깊이 몰입하고 공감을 느낄 수 있게 한다. 진정성은 참가자들이 진정한 행사의 가치를 알게 한다. 이는 겉으로 드러나는 화려함보다 훨씬 더 큰 영향을 미친다. 단체 행사는 타인에게 보이는 외적인 모습이 아닌 내실 있는 준비와 진정성에 있고, 참가자들이 불편하지 않고, 편안함을 줄 수 있는 환경을 만들어 가는 것이 중요하다고 본다. 이러한 요소들이 잘 만들어질 때, 단체 행사를 통한 진정한 성공을 만들어 낼 수 있지 않을까 생각을 해본다.